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Mis andanzas por el mundo de la informática y la computación son de variopintas naturalezas. Estos consejos surgen de mi experiencia en el último proyecto en el que he estado involucrado. De la necesidad de hacer análisis y relevamiento y de tener que entrevistar a los futuros usuarios del nuevo sistema.
Dada mi relativamente corta trayectoria como desarrollador, era la primera vez que me encontraba haciendo este tipo de trabajo.
Afortunadamente las entrevistas fueron exitosas y muy fructíferas, ya que me aportaron valiosísima información, que no estaba disponible de otra forma, para completar mi análisis. Y además he aprendido algunas cosas que aquí les dejo.
Sobre el Planeamiento
- Tenga un plan: Lo primero y lo fundamental en una entrevista es tener un plan bien claro acerca de qué información se quiere obtener y de qué manera se va a obtener. En función de ello se deben seleccionar las preguntas cuidadosamente. Recuerde que la mayor parte de la entrevista consiste en su planeamiento y búsqueda de las preguntas adecuadas. Es ahí donde debe invertir el tiempo.
- Pregunte eficazmente: Las preguntas no deben ser abiertas por demás, deben ser precisas y eficaces. De este modo, si es posible trate de hacer preguntas que admitan una cantidad de respuestas acotadas. En ese caso podría hasta leerle las posibles respuestas al usuario. Por ejemplo, si desea saber qué funciones del sistema actual el usuario utiliza, no le pregunte "¿Qué funciones del sistema actual utiliza?", en vez de eso pregúntele "¿Cuáles de las siguientes funciones del sistema actual utiliza?" y proceda a leerle las funciones. Esto le ayudará al usuario a no olvidarse de ninguna y a usted a obtener una respuesta previsible y manejable.
- Pregunte sobre lo que el usuario sabe: No haga preguntas cuya respuesta el usuario desconoce, o que no es obligación que conozca. Recuerde que el usuario sabe perfectamente cómo se hace el trabajo que le toca realizar porque así se lo indicaron, pero difícilmente conozca cómo se podría mejorar o de qué otra manera se podría realizar. El usuario no ha pensado en ello porque por lo general no es su trabajo. En cambio, es buena idea que usted, que es analista, sí lo piense. Recuerde que es el médico el que hace el diagnóstico y establece el tratamiento, no el paciente.
- Lo bueno, si breve, dos veces bueno: Trate de que la entrevista sea lo más breve posible. Hay dos razones para hacer esto, la primera es que a medida que el tiempo pasa, las ganas y la concentración de usted y el entrevistado van disminuyendo y las cosas se van volviendo más difíciles. La segunda es por una cuestión de respeto hacia el entrevistado que gentilmente y sin obligación le está cediendo su tiempo.
Durante la Entrevista
- Dirija la charla: Durante la entrevista usted debe dirigir la charla en todo momento, de lo contrario le dará la oportunidad al entrevistado de hacerlo y se podría entrar en divagaciones sobre asuntos irrelevantes. Esto no le será difícil si ha planeado correctamente. De este modo usted hablará como quien conoce acerca de lo que está preguntando y sabe exactamente lo que quiere. Por lo que el entrevistado no pensará que es un improvisado que está perdiendo el tiempo y se lo está haciendo perder a él también.
- Escuche: Escuche atentamente al usuario, con la menor cantidad de prejuicios posibles, y evite dar por sabidas las respuestas
de antemano. Muchas veces el usuario suele dar respuestas distintas a
las que esperamos. También evite emitir juicios personales, que casi nunca vienen al caso. - Escriba durante la entrevista: Escriba lo que el usuario le va contando, es lo que debe hacer si no tiene una memoria privilegiada o poco ocupada en donde pueda grabar todo. Personalmente, y por una saturación (o limitación) mental, suelo olvidar lo que no he anotado.
- Haga amigos: Aproveche la entrevista para cultivar o consolidar relaciones, es su
oportunidad para "caer bien" y para que lo tengan presente. Los usuarios
juegan un papel fundamental en el desarrollo de los sistemas y en el
éxito o fracaso de sus proyectos, por lo que parte de su trabajo
consiste en "hacer sociales". Desarrolle sus aptitudes en comunicación,
son de vital importancia y de gran valor. - Sea agradecido: Es buena idea ir por la vida sonriendo y agradeciendo a Dios, pero en este caso particular recuerde que el entrevistado no tiene la obligación de colaborar con
usted. No es él quién lo necesita, sino es usted quien lo necesita a
él. Por lo que debe estar sumamente agradecido por el tiempo y la
atención que le brinda y estará moralmente en deuda. También recuerde
que esto
es un ida y vuelta y que es buena idea devolver las atenciones.
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